Dokonale nedokonalá digitalizace MPSV (a její tajná zákoutí, o kterých jste doteď možná neměli ani tušení)
Digitalizace se pomalu, ale jistě objevuje v dalších sférách veřejné správy. Firmy zaměstnávající cizince jistě postřehli zásadní červencovou změnu Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV) v oblasti hlášení nástupů, odchodů a změn v nové, povinné digitální podobě. Pro úředníky jistě administrativní úleva, ale co pro nás, ostatní smrtelníky?
Registrace/deregistrace cizinců, hlášení změn a specifické výzvy s tím spojené
Každý nástup cizince do zaměstnání je potřeba nahlásit na Úřad práce nejpozději v den nástupu – mantra, kterou zná už snad každá firma zaměstnávající cizince. Co ale hlášení změn jako nová pracovní pozice, nový cestovní doklad, nově nabytý trvalý pobyt a podobně?
Ano, i tyto změny je potřeba hlásit! Před digitalizací této agendy byl postup celkem jednoduchý – na podatelnu Úřadu práce se zaslal formulář s vyznačenou změnou, případně se hlášení provedlo „volnou formou“ a bylo hotovo.
Po digitalizaci to ale už není tak jednoduché. Podívejme se na několik příkladů a situací, se kterými jsme se setkaly za relativně krátkou dobu existence digitálních hlášení.
Zaprvé je důležité zmínit rozdíl mezi formulářem „informační karta“ (který slouží pro cizince s volným přístupem na trh práce, tedy např. občany EU, jejich rodinné příslušníky, studenty akreditovaných oborů, cizince s trvalým pobytem a další) a formulářem „sdělení“ (ten slouží pouze pro držitele zaměstnaneckých a modrých karet, povolení k zaměstnání a karet vnitropodnikově převedených zaměstnanců). Těmito formuláři se nenahlašují pouze nástupy a odchody, ale právě i výše zmíněné změny.
Změna pracovní pozice
- V případě změny pracovní pozice držitele zaměstnanecké/modré karty je potřeba formulářem „sdělení o ukončení“ nahlásit ukončení předchozí pozice (řekněme např. k 31.8.2024) a formulářem o „sdělení o nástupu“ nahlásit pozici novou (návazně, tedy od 1.9.2024). Ale pozor, takovou změnu je potřeba také nahlásit na Ministerstvo vnitra! Jak, kdy a proč si povíme zase někdy příště.
- U změny pracovní pozice cizince s volným přístupem na trh práce se změna hlásí informační kartou, ale opět stejným postupem – tedy nejprve ukončením předchozí pozice a nahlášením nového nástupu.
Z jednoho hlášení máme tudíž rázem dvě!
Zaměstnáváte duchovní? Ano, ale možná o tom ani nevíte
- Zaměstnáváte cizince z tzv. whitelistu? Tedy ze zemí Austrálie, Nový Zéland, USA, Kanada, Velká Británie, Izrael, Japonsko, Jižní Korea a Singapur? Pokud ano, pravděpodobně vás, stejně jako nás, pobavil fakt, že tito cizinci se registrují pod statutem „duchovní církve registrované v ČR“. Výběr tohoto statutu je dle slov MPSV dočasný a od 1.1.2025 by se v systému měla objevit možnost registrace dle § 98 písm. u), tedy výše uvedené národnosti. Registrovat tyto cizince bude povinné od 1.1.2025, v letošním roce je to dobrovolné, ale pozor – pokud už tyto cizince nějakou dobu zaměstnáváte a změnila se u nich např. pracovní pozice (spadající pod jinou CZ ISCO kategorii), máte povinnost tuto změnu nahlásit!
Přechod ze zaměstnanecké na modrou kartu
- V případě, že Váš zaměstnanec, původně držitel zaměstnanecké karty, nově získal modrou kartu, je potřeba jej jako držitele zaměstnanecké karty deregistrovat formulářem „sdělení – ukončení“ a poté jej znovu registrovat, formulářem „sdělení – nástup“, už jako držitele karty modré.
Přechod ze zaměstnanecké/modré karty na trvalý pobyt
- V případě, že zaměstnanec, původně držitel zaměstnanecké/modré karty, získal trvalý pobyt, postup je obdobný – tedy deregistrace formulářem „sdělení – ukončení“, ale registrovat jej tentokrát budete formulářem „informační karta“. Jelikož s trvalým pobytem nabyl i volného přístupu na trh práce. Stejné by to bylo např. i se zaměstnancem, který úspěšně dokončí vysokoškolská studia v akreditovaném oboru nebo např. se zaměstnancem, který sňatkem s občanem EU nabyl statutu rodinného příslušníka občana EU.
Chcete nahlásit cizincův nový pas? Skvělé, to Vás chválíme, ale… je taková možnost vůbec?
- Ačkoli má zaměstnavatel povinnost ze zákona některé změny Úřadu práce hlásit, digitální podoba hlášení tomu není zcela nakloněna. Změnu pasu nebo trvalé adresy tak můžete nahlásit cizincům s volným přístupem na trh práce, jelikož formulář „informační karta“ tyto kolonky má. Formulář „sdělení“ ovšem těmito vymoženostmi zatím nedisponuje. S postupem času by snad měli formuláře získávat kompletnější podobu a dojde i na tato hlášení. Tak se necháme překvapit.
Jak víme, technika není neomylná, a tak už jsme např. s technickou podporou MPSV řešili i to, že nelze do formulářů vyplnit dvě křestní jména nebo dvě příjmení.
Takovýchto specialit jsme my, a pravděpodobně už i Vy, řešili několik a nepochybně na nás číhají další, neobjevená zákoutí digitalizace. Nezbývá než se obrnit notnou dávkou trpělivosti a sledovat, jak se bude celý systém vyvíjet.
Snad úplně na závěr praktická rada. Posíláte-li .xml soubory datovou schránkou, nezapomeňte, že je vždy nutné poslat pouze jeden soubor v každé příloze, na souhrnné přílohy nebude brán zřetel. A pokud Vám po odeslání nedorazilo Osvědčení o digitálním úkonu, nezoufejte, nám taky ne… občas má systém výpadek a potvrzení přijde dodatečně. Prozatím tak doporučujeme si uschovat alespoň doručenku z datové schránky jako důkaz, že k odeslání, a tedy nahlášení došlo. A pokud Osvědčení o digitálním úkonu dorazilo, tak skvělé! Šup s ním do evidenční složky zaměstnance, kterou si vedete.
Oceňujeme informační kampaň, kterou MPSV k digitalizaci připravilo, ale je vidět, že digitalizace cílila na zjednodušení práce na straně státní správy, nám zatím přináší spíše komplikace a šedivé vlasy.
